面接日程調整メールのテンプレート集【コピペOK】
採用担当者必見！面接日程調整メールの書き方とコピペで使えるテンプレートを紹介します。候補者への印象を良くするポイントも解説。
エン・ジャパンの調査によると、候補者の62%が「最初のメールの印象で企業への志望度が変わった」と回答しています。日程調整メールは単なる事務連絡ではなく、候補者体験の最初の接点です。
なぜ日程調整メールで差がつくのか
採用市場が売り手市場の今、優秀な候補者は複数社を同時に受けています。リクルートの2025年調査では、転職活動中の求職者は平均3.2社を並行して受けているとされています。
こうした状況では、レスポンスの速さとメールの質が選考辞退率に直結します。実際に、書類選考通過の連絡が3日以上かかると、候補者の辞退率が約2倍になるというデータもあります。
日程調整メール5つの構成要素
効果的な日程調整メールには、以下の要素が必要です。1つでも欠けると候補者に不安を与え、追加の問い合わせメールが発生します。
| 要素 | 目的 | NGパターン |
|---|---|---|
| 件名 | 受信箱で埋もれないようにする | 「ご連絡」だけの曖昧な件名 |
| 選考結果 | 通過を明確に伝え安心させる | 結果を曖昧にして日程だけ聞く |
| 候補日時（3つ以上） | 候補者に選択肢を与える | 1つだけ提示して「可否を教えてください」 |
| 面接の詳細 | 準備できるようにする | 面接形式・所要時間・場所を書かない |
| 回答期限 | お互いのスケジュールを確定する | 期限を書かず「お早めに」で濁す |
テンプレート1：初回面接の日程調整（対面）
件名：【1次面接のご案内】○○株式会社 エンジニア職
○○ ○○ 様
お世話になっております。○○株式会社 採用担当の△△です。
この度は弊社エンジニア職にご応募いただき、誠にありがとうございます。
慎重に書類選考を行いました結果、ぜひ次の選考に進んでいただきたくご連絡いたしました。
つきましては、1次面接の日程を調整させてください。
下記の候補日時より、ご都合の良い日時を2月○日（○）までにお知らせいただけますでしょうか。
【候補日時】
① 2月10日（月）14:00〜15:00
② 2月12日（水）10:00〜11:00
③ 2月13日（木）16:00〜17:00
④ 上記以外をご希望の場合もお気軽にお知らせください
【面接の詳細】
・形式：対面（弊社オフィス 東京都渋谷区○○ ○○ビル5F）
・所要時間：約60分
・面接官：エンジニアリングマネージャー 1名
・持ち物：特になし（筆記用具はこちらでご用意します）
ご質問がございましたら、このメールにご返信ください。
○○様にお会いできることを楽しみにしております。
テンプレート2：オンライン面接の日程調整
件名：【オンライン面接のご案内】○○株式会社 プロダクトマネージャー職
○○ ○○ 様
お世話になっております。○○株式会社の△△です。
書類選考の結果、ぜひ面接でお話をお伺いしたく、ご連絡いたしました。
下記候補日時からご都合の良い日時をお知らせください。
【候補日時】
① 2月14日（金）11:00〜11:45
② 2月17日（月）15:00〜15:45
③ 2月18日（火）13:00〜13:45
【面接の詳細】
・形式：オンライン（Google Meet）
・所要時間：約45分
・面接官：プロダクト本部長、シニアPM の2名
・接続URL：日程確定後にお送りいたします
・通信環境のご確認をお願いいたします
日程確定後、Google Meetの接続URLと面接で使用する簡単なケーススタディ資料をお送りします。
テンプレート3：最終面接・役員面接の日程調整
件名：【最終面接のご案内】○○株式会社
○○ ○○ 様
お世話になっております。○○株式会社の△△です。
先日は2次面接にお越しいただき、ありがとうございました。
面接官一同、○○様のご経験とビジョンに大変感銘を受けました。
ぜひ最終面接にお進みいただきたく、日程を調整させてください。
最終面接では代表の□□が直接お話しさせていただきます。○○様のキャリアビジョンや、弊社でどのような挑戦をしたいかなど、ざっくばらんにお話しできればと考えております。
【候補日時】
① 2月20日（木）10:00〜11:00
② 2月21日（金）14:00〜15:00
③ 2月25日（火）16:00〜17:00
【面接の詳細】
・形式：対面（弊社オフィス）
・所要時間：約60分
・面接官：代表取締役 □□
・服装：カジュアルで構いません
メール作成時の5つのチェックポイント
- 24時間以内に送信しているか？——書類選考の結果は鮮度が命です。候補者は他社も並行して進めています。
- 候補者の名前を間違えていないか？——コピペミスは致命的。テンプレートの差し込み部分は二重チェックしましょう。
- 社内用語を使っていないか？——「2on1」「カジュアル面談→本面接パス」など、候補者には意味不明な表現は避けましょう。
- 候補日が直近すぎないか？——最短でも3営業日後から提示するのがマナー。在職中の候補者は簡単に休めません。
- 返信しやすい形になっているか？——「②でお願いします」と1行で返せるフォーマットが理想です。
メールの往復を根本から減らすには
テンプレートで品質は上がりますが、根本的な問題——メールの往復回数——は解決しません。候補者が3つの候補日すべてNGだった場合、再度3つ提示して…と繰り返すことになります。
日程調整ツールを使えば、面接官の空き時間をリアルタイムで候補者に提示できます。候補者が自分で空いている時間を選ぶので、メールの往復はゼロになります。
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